Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin (Bản đẹp)
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
MỤC LỤC TỔNG QUÁT
MỞ ĐẦU
..................................................................................................................9
Chương 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN........................................................12
Bài 1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG .....................................................................12
Bài 2. SỬ DỤNG MÁY TÍNH ĐỂ XỬ LÝ THÔNG TIN ..............................21
Bài 3. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN ...........................................26
Bài 4. MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG ...............................................................47
Chương 2. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG .55
Bài 1. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG.......................................55
Bài 2. XÁC LẬP VÀ KHỞI ĐẦU DỰ ÁN.......................................................83
Chương 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG ..................................88
Bài 1. CÁC MÔ HÌNH VÀ PHƯƠNG TIỆN DIỄN TẢ CHỨC NĂNG ......88
Bài 2. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG ........102
Chương 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU ........................................116
Bài 1. CÁC MÔ HÌNH VÀ PHƯƠNG TIỆN BIỂU DIỄN DỮ LIỆU ........116
Bài 2. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG ................134
ꢀ 1 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
MỤC LỤC CHI TIẾT
MỞ ĐẦU
..................................................................................................................9
Chương 1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN........................................................12
Bài 1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG .....................................................................12
I.
HỆ THỐNG...............................................................................................12
I.1. Khái niệm ............................................................................................12
I.2. Các thành phần của hệ thống...............................................................12
I.3. Sự hoạt động và mục đích của hệ thống..............................................13
I.4. Môi trường bên ngoài ..........................................................................14
II. HỆ THỐNG KINH DOANH/DỊCH VỤ ....................................................15
II.1. Khái niệm ............................................................................................15
II.2. Các hệ thống con trong hệ thống kinh doanh / dịch vụ.......................15
II.3. Hệ thống thông tin...............................................................................17
Bài 2. SỬ DỤNG MÁY TÍNH ĐỂ XỬ LÝ THÔNG TIN ..............................21
I.
GIỚI THIỆU..............................................................................................21
II. CÁC PHƯƠNG PHÁP XỬ LÝ THÔNG TIN CỦA MÁY TÍNH...............21
II.1. Xử lý tương tác và xử lý giao dịch......................................................21
II.2. Xử lý theo lô và xử lý trực tuyến ........................................................22
II.3. Xử lý thời gian thực ............................................................................23
II.4. Xử lý phân tán .....................................................................................23
III. MỘT SỐ LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN THƯỜNG GẶP .....................23
III.1.Hệ thống xử lý giao dịch .....................................................................23
III.2.Hệ cung cấp thông tin thực hiện..........................................................23
III.3.Hệ thống thông tin quản lý (Management information systems)........24
ꢀ 2 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
III.4.Hệ trợ giúp quyết định.........................................................................24
III.5.Hệ chuyên gia ......................................................................................24
III.6.Hệ trợ giúp điều hành ..........................................................................24
III.7.Hệ trợ giúp làm việc theo nhóm ..........................................................25
III.8.Các hệ thống tự động hoá văn phòng .................................................25
III.9.Hệ thống truyền thông.........................................................................25
III.10. Hệ thống thông tin tích hợp..........................................................25
IV. KẾT LUẬN ................................................................................................26
Bài 3. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN ...........................................26
I.
ĐẶT VẤN ĐỀ ............................................................................................26
I.1. Tại sao một tổ chức cần phát triển hệ thống thông tin ........................26
I.2. Những nội dung cơ bản của việc phát triển hệ thống thông tin ..........26
II. TIẾN HÓA CỦA CÁCH TIẾP CẬN PHÁT TRIỂN HTTT ........................27
II.1. Tiếp cận định hướng tiến trình ............................................................27
II.2. Tiếp cận hướng dữ liệu........................................................................28
II.3. Tiếp cận định hướng cấu trúc ..............................................................29
II.4. Tiếp cận định hướng đối tượng ...........................................................30
III. VÒNG ĐỜI PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN ....................31
III.1.Khởi tạo và lập kế hoạch dự án ...........................................................31
III.2.Phân tích hệ thống ...............................................................................32
III.3.Thiết kế hệ thống .................................................................................33
III.4.Triển khai hệ thống..............................................................................34
III.5.Vận hành và bảo trì hệ thống...............................................................35
IV. CÁC QUÁ TRÌNH KHÁC NHAU ĐỂ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG TT......35
IV.1.Chu trình thác nước .............................................................................36
IV.2.Chu trình tăng trưởng ..........................................................................37
IV.3.Chu trình xoắn ốc ................................................................................37
ꢀ 3 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
IV.4.Chu trình lắp ráp các thành phần.........................................................41
V. XÂY DỰNG THÀNH CÔNG HỆ THỐNG THÔNG TIN ..........................42
V.1. Thế nào là một hệ thống thông tin được xây dựng thành công...........42
V.2. Những vấn đề đặt ra của việc xây dựng hệ thống thông tin................42
V.3. Tự động hóa các hoạt động phát triển hệ thống ..................................43
V.4. Quản lý dự án phát triển hệ thống thông tin........................................43
VI. TỔ CHỨC DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ......................................43
VI.1.Đội ngũ dự án ......................................................................................43
VI.2.Quản lý dự án.......................................................................................46
Bài 4. MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG ...............................................................47
I.
KHÁI NIỆM...............................................................................................47
I.1. Nguyên lý chế ngự sự phức tạp...........................................................47
I.2. Mô hình................................................................................................47
I.3. Mục đích và chất lượng của mô hình hoá............................................48
I.4. Hai mức độ mô hình hoá .....................................................................48
I.5. Bốn trục mô tả mô hình hoá hệ thống .................................................49
II. CÁC PHƯƠNG PHÁP MÔ HÌNH HOÁ HỆ THỐNG..............................50
II.1. Ba thành phần cơ bản của một phương pháp ......................................50
II.2. Một số phương pháp mô hình hoá.......................................................51
II.3. Những trở ngại đối với phương pháp mô hình hoá .............................52
III. PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC .................52
IV. KẾT LUẬN ................................................................................................54
Chương 2. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG XÁC ĐỊNH YÊU CẦU HỆ THỐNG .55
Bài 1. KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG.......................................55
I.
ĐẠI CƯƠNG VỀ NGHIÊN CỨU HIỆN TRẠNG .....................................55
I.1. Mục đích..............................................................................................55
I.2. Các nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng.....................................55
ꢀ 4 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
II. NGHIÊN CỨU VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG.........................................56
II.1. Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại....................................................56
II.2. Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát ...............................................68
II.3. Phân loại thông tin...............................................................................72
II.4. Phát hiện các yếu kém của hiện trạng .................................................73
II.5. Hợp thức hoá kết quả khảo sát ............................................................73
III. BÀI TOÁN VẬT TƯ...................................................................................74
III.1.Mô tả hệ thống.....................................................................................74
III.2.Xử lý sơ bộ, tổng hợp kết quả khảo sát ...............................................82
III.3.Phân loại thông tin...............................................................................82
III.4.Phê phán hiện trạng .............................................................................82
Bài 2. XÁC LẬP VÀ KHỞI ĐẦU DỰ ÁN.......................................................83
I.
XÁC ĐỊNH PHẠM VI, KHẢ NĂNG, MỤC TIÊU CỦA DỰ ÁN...............83
I.1. Phạm vi................................................................................................83
I.2. Mục đích..............................................................................................83
I.3. Bài toán Cung ứng vật tư.....................................................................83
I.4. Hạn chế................................................................................................84
II. PHÁC HOẠ GIẢI PHÁP VÀ CÂN NHẮC TÍNH KHẢ THI......................84
II.1. Tổng quan............................................................................................84
II.2. Bài toán Cung ứng vật tư.....................................................................84
III. LẬP DỰ TRÙ VÀ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN..............................86
III.1.Hồ sơ về điều tra và xác lập dự án.......................................................86
III.2.Dự trù về thiết bị..................................................................................86
III.3.Kế hoạch triển khai dự án....................................................................86
IV. Kết luận .....................................................................................................87
ꢀ 5 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Chương 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG ..................................88
Bài 1. CÁC MÔ HÌNH VÀ PHƯƠNG TIỆN DIỄN TẢ CHỨC NĂNG ......88
I.
CÁC MỨC ĐỘ DIỄN TẢ CHỨC NĂNG ..................................................88
I.1. Diễn tả đại thể......................................................................................88
I.2. Diễn tả chi tiết......................................................................................88
II. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BFD) ..................................................89
II.1. Định nghĩa ...........................................................................................89
II.2. Các thành phần ....................................................................................89
II.3. Các dạng của sơ đồ phân rã chức năng................................................90
II.4. Cách thể hiện .......................................................................................91
II.5. Đặc điểm và mục đích .........................................................................92
II.6. Chú ý....................................................................................................92
III. SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU (DFD)............................................................92
III.1.Định nghĩa ...........................................................................................92
III.2.Các thành phần ....................................................................................93
III.3.Tác dụng ..............................................................................................96
III.4.So sánh DFD và BFD..........................................................................96
III.5.Kết luận................................................................................................96
IV. CÁC PHƯƠNG TIỆN ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG.........................................97
IV.1.Đặc tả chức năng .................................................................................97
IV.2.Bảng quyết định...................................................................................98
IV.3.Sơ đồ khối..........................................................................................100
IV.4.Ngôn ngữ có cấu trúc.........................................................................101
Bài 2. PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG ........102
I.
XÁC ĐỊNH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ ................................................102
I.1. Khái quát............................................................................................102
I.2. Tiến hành ...........................................................................................102
ꢀ 6 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
I.3. Ví dụ ..................................................................................................103
II. XÁC ĐỊNH CÁC LUỒNG THÔNG TIN NGHIỆP VỤ ...........................104
II.1. Khái quát............................................................................................104
II.2. Tiến hành ...........................................................................................104
II.3. Ví dụ ..................................................................................................105
III. CHUYỂN ĐỔI DFD HỆ THỐNG CŨ SANG DFD HỆ THỐNG MỚI ..106
III.1.Khái quát............................................................................................106
III.2.Tiến hành ...........................................................................................106
III.3.Ví dụ ..................................................................................................107
IV. HOÀN CHỈNH MÔ HÌNH CỦA HỆ THỐNG MỚI................................111
IV.1.Kiểm tra tính đầy đủ và nhất quán của mô hình hệ thống mới .........111
IV.2.Mô tả quy trình xử lý cho hệ thống mới............................................113
IV.3.Đặc tả tiến trình .................................................................................114
V. KẾT LUẬN ..............................................................................................115
Chương 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU ........................................116
Bài 1. CÁC MÔ HÌNH VÀ PHƯƠNG TIỆN BIỂU DIỄN DỮ LIỆU ........116
I.
TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU ................................................................................116
I.1. Mục đích............................................................................................116
I.2. Các hình thức thực hiện từ điển dữ liệu ............................................116
I.3. Nội dung các mục từ..........................................................................117
I.4. Quy ước viết dữ liệu hợp thành.........................................................119
I.5. Nhận xét.............................................................................................121
II. MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT (ER).................................................121
II.1. Mục đích............................................................................................121
II.2. Các thành phần ..................................................................................122
II.3. Cách thể hiện .....................................................................................124
II.4. Các dạng ............................................................................................125
ꢀ 7 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
II.5. Kết luận..............................................................................................127
III. MÔ HÌNH QUAN HỆ..............................................................................127
III.1.Giới thiệu...........................................................................................127
III.2.Các định nghĩa cơ bản .......................................................................128
III.3.Phụ thuộc hàm ...................................................................................130
III.4.Các dạng chuẩn của quan hệ .............................................................131
III.5.Chuẩn hoá lược đồ quan hệ ...............................................................132
Bài 2. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG ................134
I.
ĐẠI CƯƠNG VỀ PHÂN TÍCH DỮ LIỆU...............................................134
I.1. Mục đích............................................................................................134
I.2. Yêu cầu..............................................................................................134
I.3. Công cụ..............................................................................................134
I.4. Cách tiến hành ...................................................................................134
I.5. Các phương pháp tiến hành...............................................................135
II. PHÂN TÍCH DỮ LIỆU NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG .......................135
II.1. Xây dựng mô hình thực thể liên kết mở rộng....................................135
II.2. Chuyển ER mở rộng về ER kinh điển ...............................................139
II.3. Chuyển từ ER kinh điển về ER hạn chế............................................144
II.4. Xây dựng mô hình quan hệ của hệ thống..........................................149
II.5. Đặc tả bảng dữ liệu............................................................................152
III. HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.........................153
IV. KẾT LUẬN ..............................................................................................154
ꢀ 8 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
MỞ ĐẦU
Hệ thống thông tin là một ứng dụng tin học đầy đủ và toàn diện nhất các thành
tựu của công nghệ thông tin vào một tổ chức. Ngày nay, không một tổ chức hay một
đơn vị nào là không có nhu cầu xây dựng các hệ thống thông tin. Không những nhu
cầu xây dựng các hệ thống thông tin tăng lên, mà quy mô và mức độ phức tạp của
chúng cũng không ngừng tăng lên. Do đặc thù của các hệ thống thông tin là sản phẩm
đơn lẻ (không giống với bất kỳ cái nào trước đó), với quy mô và độ phức tạp ngày
càng tăng, lại là sản phẩm “không nhìn thấy”, nên phân tích và thiết kế trở thành một
yêu cầu bắt buộc để có được một hệ thống tốt.
Có thể hình dung phân tích thiết kế một hệ thống thông tin là quá trình tìm hiểu
và mô phỏng lại hiện tượng, quy trình nghiệp vụ trong thế giới thực từ đó xây dựng hệ
thống để giải quyết bài toán đặt ra trên máy tính (hình 0-1).
Hình 0-1. Mối quan hệ giữa thế giới thực và phần mềm
Theo điều tra của công ty IBM trong giai đoạn 1970-1980 cho thấy, những sai
sót trong phân tích và thiết kế làm cho chi phí bảo trì trung bình của các hệ thống
thông tin chiếm tới gần 60% tổng chi phí. Có hiện tượng này là vì mức độ chi phí sửa
chữa một sai lầm bị bỏ sót qua các giai đoạn phát triển hệ thống tăng lên đáng kể: một
lỗi bị bỏ sót trong giai đoạn phân tích đến khi lập trình và cài đặt mới phát hiện ra thì
chi phí sửa chữa tăng lên đến 40 lần, và để đến giai đoạn bảo trì mới phát hiện ra thì
chi phí sửa chữa tăng tới 90 lần. Thêm vào đó, nếu thiếu các tài liệu phân tích và thiết
kế tốt thì sẽ không bảo trì được hệ thống. Hình vẽ 0-2 cho ta hình dung việc xây dựng
một phần mềm nếu như không có thiết kế và có thiết kế sẽ khác nhau như thế nào.
ꢀ 9 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Hình 0-2. Sự khác nhau giữa xây dựng phần mềm có thiết kế và không thiết kế
Do tầm quan trọng và nhu cầu thực tế, phân tích các hệ thống thông tin đã trở
thành một nghề nghiệp có tính chuyên môn hóa cao. Một kỹ sư công nghệ thông tin
bất kỳ, không thể không biết đọc các bản vẽ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Là một nghề nghiệp, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin cũng có những phương
pháp riêng, công nghệ và công cụ riêng và cần có kinh nghiệm nghề nghiệp. Một kỹ
sư công nghệ thông tin sau một năm có thể trở thành một nhà lập trình giỏi, thì họ
phải cần nhiều năm mới trở thành một nhà phân tích và thiết kế viên, và sau nhiều
năm nữa mới trở thành một nhà phân tích và thiết kế cao cấp. Để trở thành một nhà
phân tích và thiết kế đòi hỏi một người phải có ít nhất bốn loại kỹ năng: kỹ năng phân
tích, kỹ năng công nghệ thông tin, kỹ năng về nghiệp vụ và quản lý, kỹ năng giao tiếp.
Nhu cầu xã hội về nghề nghiệp này ngày càng lớn. Ở các nước phát triển (Mỹ, Nhật),
càng ngày số các nhà phân tích thiết kế càng tăng và đã xấp xỉ các lập trình viên. Do
vậy, môn học phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là môn học bắt buộc đối với
những người làm công nghệ thông tin để có thể hành nghề tốt.
Trong phạm vi môn học sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất
về phân tích thiết kế hệ thống, đặc bitệ chú trọng đến mặt vận dụng thực hành của nó.
Vì vậy ngoài các nội dung về phương pháp luận, phương pháp, công nghệ và công cụ
cơ bản, để có thể truyền đạt cho sinh viên nắm được một quy trình hoàn thiện để phân
tích thiết kế một hệ thống, bài giảng đã đưa ra một ví dụ xuyên suốt là hệ thống quản
lý vật tư, từ đó sinh viên có thể thực hành theo.
Nội dung của bài giảng bao gồm 5 chương
ꢁ Chương 1: Một số khái niệm cơ bản - sẽ giới thiệu với sinh viên về những
khái niệm đầu tiên của phân tích thiết kế hệ thống và nói chung về một số
phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống.
ꢀ 10 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
ꢁ Chương 2: Khảo sát hệ thống – đây là bước đi đầu tiên trước khi một xây
dựng một hệ thống, trong chương này sẽ hướng dẫn sinh viên một phương
pháp tiếp cận đến hệ thống.
ꢁ Chương 3: Phân tích hệ thống về chức năng - hướng dẫn sinh viên từng
bước để phân tích chức năng của hệ thống.
ꢁ Chương 4: Phân tích hệ thống về dữ liệu - hướng dẫn sinh viên từng bước
để phân tích dữ liệu hệ thống. Chủ đạo của phương pháp phân tích dữ liệu
sử dụng trong bài giảng là mô hình thực thể liên kết.
ꢁ Chương 5: Thiết kế hệ thống – đây là công đoạn sau cùng trước khi mã hóa
một hệ thống, trong chương này hướng dẫn sinh viên những vấn đề thiết kế
cơ bản của một hệ thống.
Yêu cầu của môn học, sau khi học xong sinh viên phải nắm được quy trình
phân tích thiết kế hệ thống và áp dụng được quy trình đó để phân tích thiết kế một hệ
thống thông tin cụ thể như: hệ thống quản lý điểm, hệ thống quản lý sinh viên, hệ
thống quản lý thư viện…
Tài liệu tham khảo
1. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Nguyễn Văn Ba – NXB Đại học
quốc gia Hà nội.
2. Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Nguyễn Văn Vỵ - NXB
Đại học quốc gia Hà nội
3. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – Đào Thanh Tĩnh – NXB
HVKTQS
4. Phân tích và thiết kế tin học hệ thống quản lý kinh doanh nghiệp vụ - Ngô
Trung Việt – NXB Giao thông vận tải.
5. Phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý – Hàn Viết
Thuận – NXB Thanh niên.
6. Moder Systems Analysis and Design – Jeffrey A. Hoffer, Joey F. George
and Joseph S. Valacich – The Benjamin/Cummings Publishing Company.
ꢀ 11 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Chương này trình bày một cách khái quát về khái niệm hệ
thống, một số hệ thống cần chú ý (hệ thống kinh doanh/dịch vụ, hệ
thống thông tin quản lý) sau đó đề cập đến các loại chu trình phát triển
của hệ thống tin học, bao gồm các bước phân tích, thiết kế, mã hóa…
và cuối cùng là các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống, đặc
biệt lưu ý phương pháp được sử dụng trong bài giảng phương pháp
phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc.
Bài 1.
KHÁI NIỆM HỆ THỐNG
I.
HỆ THỐNG
I.1. Khái niệm
Thuật ngữ hệ thống không phải là mới. Từ lâu người ta đã nói đến hệ thống mặt
trời, hệ thống triết học, hệ thống luật pháp, hệ thống thuỷ lực, hệ thống cơ khí, hệ
thống tuần hoàn, hệ thống thông tin...
Một cách đơn giản và vắn tắt nhất, ta có thể hiểu: Hệ thống là một tập hợp
gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động
hướng tới một mục đích chung.
I.2. Các thành phần của hệ thống
Trong định nghĩa về hệ thống đã đề cập đến các thành phần sau của hệ thống
a. Các phần tử của hệ thống
Các phần tử ở đây là các thành phần hợp thành hệ thống, được hiểu theo nghĩa
rất rộng rãi.
Các phần tử có thể rất đa dạng, chẳng hạn trong lĩnh vực vật lý có hệ thống mặt
trời với phần tử của nó là: mặt trời, quả đất, hoả tinh,... Trong lĩnh vực sinh vật có hệ
thống thần kinh với các phần tử của nó là: bộ óc, tuỷ sống, các dây thần kinh... Trong
xã hội loài người có các hệ thống kinh tế xã hội với các phần tử của nó là: các cơ quan
nhà nước, các tổ chức kinh doanh...
ꢀ 12 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Các phần tử không nhất thiết là đơn giản, sơ đẳng, mà thường là những thực
thể phức tạp, khiến khi đi sâu vào chúng, ta lại phải xem chúng là các hệ thống. Ví dụ
xét hệ thống sinh vật trong cơ thể con người thì các phần tử của nó là hệ tuần hoàn, hệ
tiêu hoá, hệ hô hấp... cũng có thể xem là một hệ thống.
Vì thế, hệ thống thường có tính chất phân cấp: hệ thống hợp thành từ nhiều hệ
thống con, và trong mỗi hệ thống con đó lại có nhiều hệ thống nhỏ hơn...
b. Quan hệ giữa các phần tử
Các phần tử của một hệ thống không phải tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời
rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những quan hệ (hay các mỗi ràng buộc lẫn nhau), tạo
thành một cấu trúc (hay một tổ chức). Chẳng hạn, trong một hệ thống hành chính,
gồm các cán bộ và nhân viên, thì giữa họ tồn tại các mối ràng buộc về phân cấp, phân
quyền, các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về dân sự...
Mối quan hệ giữa các phần tử của hệ thống có thể là mối quan hệ cơ học, năng
lượng hay thông tin… mối quan hệ đó thể hiện bản chất của hệ thống. Người ta có thể
xác định quan hệ giữa các phần tử dựa trên các thông số như số lượng, chiều hướng,
cường độ…
Cần phân biệt các quan hệ ổn định, tồn tại lâu dài. Ví dụ, A là thủ tướng của B,
A là giám đốc của B. Các quan hệ bất thường, tạm thời. Ví dụ, A và B vừa được cử đi
công tác cùng nhau. Khi xem xét tính tổ chức của một hệ thống, đương nhiên người ta
phải đề cập trước hết đến các quan hệ ổn định, lâu dài.
Tuy nhiên nói đến ổn định, không nhất thiết phải hiểu là hoàn toàn bất biến,
tĩnh tại. Trái lại phần lớn các hệ thống đáng quan tâm đều có tính biến động. Biến
động song vẫn giữ sự ổn định trong tổ chức, trong các quan hệ giữa các phần tử, nghĩa
là vẫn giữ cái bản chất, hay các đặc trưng cốt lõi của hệ thống.
I.3. Sự hoạt động và mục đích của hệ thống
a. Sự hoạt động của hệ thống
Sự biến động của hệ thống thể hiện trên hai mặt: Sự tiến triển, tức là các thành
phần của nó (các phần tử và các quan hệ) có thể có phát sinh, có tăng trưởng, có suy
thoái, có mất đi. Sự hoạt động, tức là các phần tử của hệ thống, trong các mối ràng
buộc đã định, cùng cộng tác với nhau để thực hiện một mục đích chung của hệ thống.
ꢀ 13 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
b. Mục đích
Mục đích của hệ thống thường thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào để
chế biến thành những cái ra nhất định. Chẳng hạn, một hệ thống thu hình, nhận vào
năng lượng điện cùng các sóng vô tuyến từ đài phát, để biến thành các hình ảnh trên
màn hình; Một hệ thống sản xuất nhận vào các nguyên vật liệu, tiền và dịch vụ để sản
xuất ra các thành phẩm, hàng hoá.
I.4. Môi trường bên ngoài
Một câu hỏi đặt ra: hệ thống nhận cái vào từ đâu ? và đưa cái ra ra đâu ? Đó
chính là môi trường.
M«i tr−êng
HÖ thèng
Quan hÖ
PhÇn tö
PhÇn tö
®Çu vµo
®Çu ra
PhÇn tö
PhÇn tö
PhÇn tö
Hình 0-1. Quan hệ của hệ thống và môi trường
Để phân biệt hệ thống và môi trường xung quanh, cần phải xác định giới hạn
của hệ thống (cả về vật lý và khái niệm). Một trong những cách để xác định giới hạn
hệ thống là mô tả hệ thống. Với các loại hệ thống khác nhau, cách mô tả hệ thống
cũng rất phong phú và đa dạng có thể mô tả hệ thống bằng các phương pháp định tính
hay định lượng. Việc xác định biên một cách chính xác và hợp lý là rất cần thiết, đặc
biệt có ý nghĩa đối với giai đoạn khảo sát hệ thống.
Cần lưu ý rằng, giới hạn của hệ thống phụ thuộc chặt chẽ vào mục tiêu của hệ
thống đó. Ta có thể đưa ra khái niệm môi trường bên ngoài như sau Môi trường bên
ꢀ 14 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
ngoài là tập hợp các phần tử không phụ thuộc vào hệ thống nhưng có mối liên hệ
với hệ thống: hoặc chịu sự tác động của hệ thống, hoặc là tác động lên hệ thống.
Có thể phân biệt hệ thống thành 2 loại hệ thống tự nhiên: hệ mặt trời, hệ thống
cơ thể con người,… Hệ thống do con người xây dựng: hệ thống pháp luật, hệ thống
của một cơ quan, một công ty, một trường học… Trong môn học này, ta quan tâm đến
các hệ thống do con người xây dựng. Cụ thể là hệ thống kinh doanh/dịch vụ.
II. HỆ THỐNG KINH DOANH/DỊCH VỤ
II.1. Khái niệm
Là hệ thống mà mục đích là kinh doanh hay dịch vụ. Kinh doanh là hoạt động
của con người nhằm mang lại lợi nhuận (tức thu giá trị thặng dư). Chẳng hạn sản xuất,
phân phối hay lưu thông sản phẩm là các hoạt động kinh doanh. Dịch vụ là hoạt động
của con người nhằm mang lại lợi ích (tức là cung cấp giá trị sử dụng). Chú ý có những
dịch vụ là phi lợi nhuận (bởi ở đó không thể có tăng năng suất, để từ đó tạo ra giá trị
thặng dư), ví dụ các hoạt động giáo dục, y tế, từ thiện...
Đặc điểm chung của các hệ thống kinh doanh/dịch vụ so với các hệ thống khác,
như các hệ thống vật lý, kỹ thuật hay sinh học, là: chúng là của con người và có con
người tham gia. Của con người, cho nên mục tiêu của chúng là do con người định ra.
Có con người tham gia, nên con người thường xuyên góp phần thúc đẩy hay kìm hãm
sự phát triển của hệ thống
Đặc điểm chung nói trên dẫn tới hai nét nổi bật của các hệ thống kinh
doanh/dịch vụ là vai trò của cơ chế điều khiển (trong kinh doanh thường gọi là sự
quản lý) là rất quan trọng, nhằm giữ cho hệ thống hướng đúng địch và đạt kết quả với
chất lượng cao. Vai trò của thông tin cũng rất quan trọng, nhằm phục vụ cho nhu cầu
giao tiếp, trao đổi giữa con người với nhau.
II.2. Các hệ thống con trong hệ thống kinh doanh / dịch vụ
Bởi sự tồn tại của nhiệm vụ quản lý bên cạnh nhiệm vụ sản xuất như đã nói ở
trên, cho nên các hệ thống kinh doanh / dịch vụ luôn bao gồm hai hệ thống con: Hệ
thống tác nghiệp, gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia vào
quá trình biến đổi luồng những cái vào thành luồng những cái ra (thể hiện mục đích
kinh doanh hay dịch vụ) của hệ thống. Hệ thống quản lý, gồm con người, phương
tiện, phương pháp cho phép điểu khiển, kiểm soát hoạt động tác nghiệp hướng đúng
vào mục đích kinh doanh hay dịch vụ.
ꢀ 15 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Về mặt hình thức hoạt động quản lý luôn luôn là một dãy nối tiếp của hai việc
đề xuất một quyết định kinh doanh và thực thi quyết định kinh doanh.
Ta hiểu quyết định là một sự lựa chọn lựa một trong những phương pháp hành
động có thể để giải quyết một vấn đề nào đó. Quyết định có thể ở nhiều mức (hay tầm
quan trọng) khác nhau và mọi quyết định đều được đề xuất qua hai bước tìm hiểu vấn
đề và chọn lựa phương pháp.
Như vậy, trước khi ra quyết định cần phải thu thập các thông tin liên quan.
Thông thường thì các thông tin có ích cho quyết định phải được kết xuất từ nhiều
nguồn thông tin phức tạp, thông qua các quá trình thu gom, lưu trữ, xử lý. Sau khi ra
quyết định, quyết định phải được truyền đạt đến nơi thực hiện, cùng với những thông
tin cần thiết cho việc thực thi quyết định đó. Nói thế có nghĩa là, trong quản lý, bên
cạnh nhiệm vụ đề xuất các quyết định kinh doanh, luôn có nhiệm vụ xử lý thông tin.
Vì vậy hệ thống (con) quản lý trong hệ thống kinh doanh / dịch vụ lại có thể tách
thành hai hệ thống con: Hệ quyết định, gồm con người, phương tiện, phương pháp
thực hiện việc đề xuất các quyết định kinh doanh. Hệ thông tin, gồm con người,
phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin kinh doanh.
Tóm lại, hệ thống kinh doanh/ dịch vụ có 3 hệ thống con: hệ tác nghiệp, hệ
quyết định và hệ thông tin, mà mối liên quan về thông tin giữa chúng được diễn tả như
trong hình 1.3, ở đó thấy rõ vai trò trung gian của hệ thống thông tin trong doanh
nghiệp.
HÖ quyÕt ®Þnh
HÖ
th«ng
tin
Th«ng tin vꢀo
Th«ng tin ra
Nguyªn vËt liÖu
S¶n phÈm/dÞch vô
HÖ t¸c nghiÖp
M«i tr−êng
Hình 0-2. Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh/dịch vụ
ꢀ
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
Chú ý rằng việc phân chia hệ thống kinh doanh/dịch vụ thành 3 hệ thống con
như trên chỉ có ý nghĩa phương pháp luận, nhằm cho ta 1 cách nhìn, một cách nghiên
cứu đối với hệ thống, chứ không phải là một sự phân chia về tổ chức. Thực vậy giữa
các hệ thống con đó khó có thể vạch được ranh giới thật rành mạch: chẳng hạn có thể
có người vừa làm công tác lãnh đạo, vừa làm công tác chuyên môn, vừa tham gia xử
lý thông tin, như thế anh ta là thành viên của cả 3 hệ con. Mặt khác trên thực tế, các cơ
quan được tổ chức thành các phòng, ban, khoa, bộ môn, phân xưởng, cửa hàng... để
phân công thực hiện các chức năng quản lý hay tác nghiệp; nhưng các chức năng này
thường đan xen với nhau trong các bộ phận, mà không chia tách một cách hoàn toàn
giữa các bộ phận đó.
Tuy nhiên, nhìn 1 cách khái quát vào 1 doanh nghiệp hay cơ quan, ta luôn thấy
có những người nhiệm vụ chính là đề xuất các quyết định (các cán bộ lãnh đạo các
cấp), có những người nhiệm vụ chính là xử lý thông tin (nhân viên phòng ban), có
những người nhiệm vụ chính là trực tiếp sản xuất hay dịch vụ (công nhân, kỹ sư, bác
sĩ, thầy giáo...) Vì thế mà cách tiếp cận hệ thống như trên vẫn là có ích. Khi muốn tin
học hóa một doanh nghiệp, chúng ta sẽ quan tâm đến hệ thống thông tin, làm sao để
thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin một cách nhanh nhất. Vì vậy ta cần đi sâu nghiên
cứu về hệ thống thông tin.
II.3. Hệ thống thông tin
a. Khái niệm
Hệ thống thông tin (Information System) là một hệ thống mà mục tiêu tồn tại
của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong tổ chức nào
đó. Ta còn có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành
phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi
thông tin. Ví dụ máy tính, hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản
lý điểm, hệ thống quản lý thư viện…
b. Chức năng của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có bốn chức năng chính là nhận thông tin vào, lưu trữ, xử lý
và đưa ra thông tin. Nhận thông tin vào dưới dạng các dữ liệu gốc về một chủ điểm,
một sự kiện hoặc một đối tượng nào đó trong hệ thống, các yêu cầu xử lý hoặc cung
cấp thông tin, các lệnh. Xử lý dữ liệu: sắp xếp dữ liệu theo một thứ tự nào đó, sửa
chữa, thay đổi dữ liệu trong bộ nhớ, thực hiện các tính toán tạo ra thông tin mới, thống
kê, tìm kiếm các thông tin thoả mãn một điều kiện nào đó. Lưu trữ các loại thông tin
ꢀ 17 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
khác nhau có cấu trúc đa dạng, phục vụ nhu cầu xử lý khác nhau. Đưa ra thông tin: có
thể đưa dữ liệu với các khuôn dạng khác nhau ra các thiết bị như bộ nhớ ngoài, màn
hình, máy in, thiết bị mạng hoặc các thiết bị điều khiển.
c. Thông tin và xử lý thông tin trong doanh nghiệp
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh
doanh. Ta hiểu xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin
nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành
hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ...
Nói cụ thể hơn một xử lý thông tin đề cập một hay một số trong các thao tác cơ
bản sau ghi nhận và lưu trữ một thông tin lên một giá mang. Sắp xếp các thông tin
theo một trật tự nào đó. Tham khảo thông tin (tham khảo một tệp, một cơ sở dữ liệu,
tìm kiến tư liệu...). Điều chỉnh dạng của thông tin. Điều chỉnh nội dung thông tin (cập
nhật, biến đổi). Từ một số thông tin rút ra một thông tin khác (tính toán, kết xuất).
Chuyển thông tin đi xa (viễn thông). Phân phối thông tin tới một người hay một nhóm
người (truyền đạt)
Thông tin kinh doanh (tức thông tin dùng cho mục đích quản lý trong các
doanh nghiệp) thường được phân theo hai loại chính thông tin tự nhiên: là các thông
tin sinh ra và thu nhận bởi con người trực tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ
tự nhiên của con người. Thông tin có cấu trúc (dữ liệu): là các thông tin được chắt
lọc từ các thông tin tự nhiên, bằng cách cấu trúc hoá lại, làm cho cô đọng hơn, chặt
chẽ hơn. Các thông tin chứa đựng trong các loại sổ sách, trong các tệp máy tính đều là
các thông tin có cấu trúc. Chúng không còn có dáng vẻ tự nhiên nữa và nói chung
chúng là các dãy giá trị (số, chữ...) được bố trí theo một quy cách nào đấy (cú pháp)
và được hiểu nghĩa theo một cách nào đấy (ngữ nghĩa).
Việc sử dụng thông tin có cấu trúc thay vì thông tin tự nhiên mang lại 2 điều lợi
Tính cô đọng; ngắn gọn mà thông tin có cấu trúc được truyền đạt nhanh hơn, với độ
tin cậy cao hơn, và khi lưu giữ trên giá mang (giấy, vật liệu từ...) chúng chiếm không
gian bé hơn. Có cú pháp chặt chẽ, thông tin có cấu trúc cho phép thực hiện các tính
toán, các xử lý theo giải thuật: từ một tập hợp các thông tin, có thể nhận được một
cách tự động những thông tin mới (thông tin kết xuất).
Nói chung cả hai loại thông tin tự nhiên và có cấu trúc đều tham gia vào quá
trình quản lý, song các thông tin tự nhiên chủ yếu chỉ bó gọn trong công tác văn thư,
còn các mặt hoạt động quan trọng của quản lý, như quản lý tài chính, nhân sự, thiết bị,
ꢀ 18 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
khách hàng... chủ yếu sử dụng các thông tin có cấu trúc. Vì vậy, khi phân tích một hệ
thống ta lưu ý nhiều đến các thông tin có cấu trúc mà ít nhắc đến các thông tin tự
nhiên.
Tóm lại vấn để đặt ra ở đây là mục đích của việc xử lý thông tin trong doanh
nghiệp là từ những dữ liệu đã có, phải đưa ra được những thông tin có ích cho
kinh doanh.
d. Hai thành phần cơ bản của hệ thống thông tin
Nếu không kể con người và thiết bị, hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có
hai thành phần cơ bản các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp, các quy trình
xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu
Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng
hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách dữ liệu thành hai phần: Các dữ
liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, thiết
bị... Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể biến động khi có một sự kiện
tiến hoá xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên chết, một thiết bị mới được bổ sung). Sự
kiện tiến hoá thường xảy ra bất ngờ, ngoài ý muốn của con người. Sự điều chỉnh lại
các dữ liệu cho thích hợp khi có sự kiện tiến hoá xảy ra gọi là sự cập nhật. Các dữ liệu
phản ánh các hoạt động kinh doanh / dịch vụ của cơ quan, như là dữ liệu về sản xuất,
mua bán, giao dịch... Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ nhằm biến đổi luồng vào/ ra của
doanh nghiệp có thể xem là sự tiếp nối của hàng loạt các sự việc sơ đẳng, gọi là các sự
kiện hoạt động (chẳng hạn nhận một lô hàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm, một đơn
hàng tới, thanh toán một hoá đơn...) Khi có một sự kiện hoạt động xảy ra thì phải ghi
nhận (hay thu thập) nó, và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động
kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp.
Các xử lý: Đó là quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính.
Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn các chứng từ giao dịch (đơn
mua hàng, hoá đơn...), các báo cáo, các bản thống kê... Trợ giúp cho các quyết định,
thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc chọn lựa một quyết định
của lãnh đạo, nhưng cũng có thể là thực hiện một sự chọn lựa quyết định (một cách tự
động), nếu đó là loại quyết định dựa trên giải thuật (khác với loại quyết định dựa trên
trực quan).
Mỗi xử lý thường là 1 sự áp dụng một quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo
một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn
ꢀ 19 - 155
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
định bởi hệ thống quyết định của doanh nghiệp, và như vậy chúng có thể bị điều chỉnh
theo ý muốn (chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, phương pháp phân phối các trợ
cấp, các quy định về khuyến mại...), nhưng chúng có thể được ấn định từ bên ngoài
doanh nghiệp, đặc biệt là bởi nhà nước (ví dụ quy tắc tính thuế VAT, cách tính lương
và bảo hiểm xã hội...) và như vậy doanh nghiệp không được tuỳ tiện thay đổi.
Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp
và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là các kết
quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp (chẳng hạn đơn
đặt hàng, hoá đơn, thống kê bán hàng, báo cáo tài chính...). Gọi đó là các kết quả
ngoài. Các kết quả được lưu giữ trở lại vào trong hệ thống để sau này dùng là đầu vào
cho các xử lý khác (thường là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay lưu trữ). Gọi
đó là các kết quả trong.
Có thể hình dung các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin, với các mối
liên quan về dữ liệu giữa chúng như hình 1.4.
C¸c sù kiÖn tiÕn ho¸
(CËp nhËt)
D÷ liÖu
VÒ cÊu tróc
c¬ quan
Xö lý
KÕt qu¶ ngoꢀi
KÕt qu¶ trong
D÷
liÖu
vꢀo
C¸c tham sè
ꢁ C¸c quy t¾c qu¶n lý
ꢁ C¸c thñ tôc
D÷ liÖu
VÒ ho¹t ®éng kinh
doanh/dÞch vô
(Thu thËp)
C¸c sù kiÖn ho¹t ®éng
Hình 0-3. Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin
ꢀ
Tải về để xem bản đầy đủ
155 trang
20020
Free
Bạn đang xem 20 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin (Bản đẹp)", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
File đính kèm:
- giao_trinh_phan_tich_va_thiet_ke_he_thong_thong_tin_ban_dep.pdf
