Bài giảng Công nghệ phần mềm ứng dụng - Bài 2: Quản lý dự án công nghệ thông tin

CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM ỨNG DỤNG

Giảng viên: ThS. Thạc Bình Cường

1

v1.0015112208

BÀI 2

QUẢN LÝ DỰ ÁN

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giảng viên: ThS. Thạc Bình Cường

2

v1.0015112208

MỤC TIÊU BÀI HỌC

• Trình bày được khái niệm về dự án và quản lý dự án.

• Phân tích được lý do tại sao các dự án lại thất bại.

• Nắm vững các giai đoạn phát triển một dự án phát

triển phần mềm: khảo sát, đánh giá khởi động dự án;

lập kế hoạch; điều khiển dự án và đóng dự án.

3

v1.0015112208

CÁC KIẾN THỨC CẦN CÓ

• Tin học đại cương;

• Ngôn ngữ lập trình;

• Phân tích thiết kế hệ thống thông tin.

4

v1.0015112208

HƯỚNG DẪN HỌC

• Nắm khái niệm các bước phát triển một dự án.

• Tạo nhóm học tập và lựa chọn một số dự án thực tế tiến hành các giai đoạn dự án:

 Khởi tạo;

 Lập kế hoạch;

 Tổ chức thực hiện;

 Điều khiển dự án;

 Quản lý chất lượng, thay đổi và rủi ro gặp phải;

 Đóng dự án.

• Xây dựng các loại mẫu biểu tài liệu và báo cáo.

5

v1.0015112208

CẤU TRÚC NỘI DUNG

2.1

Tổng quan

2.2

Lập kế hoạch quản lý

Tổ chức dự án

2.3

2.4

2.5

2.6

2.7

Quản lý rủi ro

Phát triển nhóm

Quản lý chất lượng

Lập kế hoạch làm việc chi tiết

Kiểm soát và lập báo cáo dự án

Quản lý vấn đề và kiểm soát thay đổi

Quản lý cấu hình

2.8

2.9

2.10

Hoàn thiện dự án

2.11

6

v1.0015112208

2.1. TỔNG QUAN

Các định nghĩa về quản lý dự án

• Một dự án là riêng biệt, độc lập; có điểm bắt đầu và điểm kết thúc; có sản phẩm cụ

thể cuối cùng; là duy nhất, hoặc về sản phẩm hoặc về môi trường của nó.

• Quản lý dự án là để đưa ra một sản phẩm cuối cùng: đúng hạn, trong phạm vi ngân

sách hay nguồn tài chính cho phép, phù hợp theo các đặc tả, với một mức độ chất

lượng để phục vụ các nhu cầu kinh doanh và đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên môn

và kỳ vọng của công tác quản lý.

• Dự án thất bại khi không đạt được các mục tiêu của dự án và/hoặc bị vượt quá ngân

sách ít nhất 30%.

7

v1.0015112208

2.1. TỔNG QUAN

Những nguyên nhân thất bại

8

v1.0015112208

2.1. TỔNG QUAN (tiếp theo)

Để tránh thất bại

Cải tổ việc quản lý

dự án

Nghiên cứu

khả thi

Tăng số thành viên

tham gia

Tăng các phương sách

từ bên ngoài

Không phải những lý

do trên

(% đáp ứng)

90

0

10

20

30

40

50

60

70

80

9

v1.0015112208

2.1. TỔNG QUAN (tiếp theo)

• Những yêu cầu của người quản lý

• Các thuộc tính đặc trưng của dự án IT

 Các kết quả bàn giao có thể là ít hữu hình và ít quen thuộc hơn so với các loại dự

án khác.

 Phạm vi có thể khó kiểm soát.

 Đội dự án thường có những kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ và kỳ vọng trái

ngược nhau.

 Dự án có thể bị căng thẳng để đạt được các mục tiêu kinh doanh.

 Dự án có thể được kết nối với những sự thay đổi quan trọng về tổ chức.

 Các yêu cầu, phạm vi, và lợi nhuận chính xác có thể rất khó xác định.

 Sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ có thể làm cho nền tảng của dự án trở

10

v1.0015112208

nên lỗi thời.

2.1. TỔNG QUAN (tiếp theo)

Cấu trúc phương pháp quản lý dự án

11

v1.0015112208

2.1. TỔNG QUAN (tiếp theo)

10 quy tắc vàng

• Quản lý dự án thành công chính là vấn đề về con người: nhưng không được quên

quản trị.

• Khám phá các nguồn hỗ trợ và chống đỡ.

• Sự hiện diện có thể là dối trá – xem xét lịch trình ẩn đằng sau.

• Phải hiểu rằng những con người khác nhau thì có những cách nhìn khác nhau: Hãy

đặt mình vào địa vị của họ.

• Thiết lập kế hoạch của bạn sao cho có thể chỉnh sửa dễ dàng.

• Đối mặt với từng sự kiện như là nó đã có từ trước.

• Sử dụng quản trị để hỗ trợ cho các mục đích của dự án.

• Thời gian mục tiêu đối với từng nhiệm vụ không được giống như đã nêu trong

kế hoạch.

• Đọc lại phạm vi và các mục tiêu của dự án mỗi tuần một lần.

• Không ngạc nhiên!

12

v1.0015112208

2.2. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ

Các vai trò và trách nhiệm của dự án

Vai trò trong việc lập

kế hoạch quản lý

Vai trò

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Không

Ban điều hành Chiến lược kinh doanh Không

Ban chỉ đạo

Điều hành dự án

Luôn sẵn sàng

Phê chuẩn

Từ lúc bắt đầu dự án

Nhà tài trợ

dự án

Đầu vào về phạm vi

Giám đốc

dự án

Quản lý chiến lược

Xem xét và phê chuẩn

Từ lúc bắt đầu dự án

Quản lý hoạt động Chịu trách nhiệm về Trong thời gian thực

Quản lý dự án

dự án

kết quả

hiện dự án

Trong suốt thời gian

quản lý dự án lập kế

hoạch quản lý

Nhóm trưởng

dự án

Hỗ trợ người về nhiệm

vụ dự án

Chịu trách nhiệm

Trong suốt thời gian

hoạt động dự án

Cán bộ dự án Hoàn thành nhiệm vụ

None

13

v1.0015112208

2.2. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ

Xây dựng và thông qua kế hoạch quản lý

Những rủi ro gặp phải khi không

lập kế hoạch quản lý

Các lợi ích khi lập kế hoạch

quản lý

• Khởi đầu sai lệch.

• Đáp ứng các mục tiêu của nhà

tài trợ.

• Bị nhầm lẫn.

• Gây dựng lòng tin của đối tác.

• Không đáp ứng được sự mong

đợi của nhà tài trợ và/hoặc các • Thiết lập hướng làm việc chung.

mục tiêu.

• Bao quát được các thách thức.

• Mở ra các kênh thông tin liên lạc.

• Thông tin nghèo nàn.

• Bắt đầu dự án với một phương

thức có hệ thống.

• Giá trị của các mục tiêu rõ ràng:

 Thiết lập sự mong đợi của nhà tài trợ dự án và các nhà đầu tư;

 Đưa ra điểm mục tiêu để hướng dẫn đội dự án;

 Cho phép bạn xác định thời điểm dự án kết thúc.

14

v1.0015112208

2.2. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ (tiếp theo)

• Các bước xác định phạm vi dự án:

 Xem xét lại các văn bản hiện có;

 Lập danh sách các văn bản/thông tin chưa đầy đủ hay còn thiếu;

 Tiến hành phỏng vấn và/hoặc hội thảo để thu thập các thông tin còn thiếu;

 Phân loại các thông tin cụ thể liên quan đến các cam kết, lịch trình và các kết quả

bàn giao;

 Tiếp tục kết hợp chặt chẽ các chi tiết vào kế hoạch quản lý;

 Đạt được thoả thuận.

• Ích lợi của việc xác định phạm vi dự án:

 “Báo cáo phạm vi dự án” được xây dựng;

 Các lợi ích của dự án được lập thành văn bản rõ ràng;

 Xác định được các kết quả chính và các tiêu thức để hoàn thành dự án;

 Xác định rõ các hạn chế, giả thuyết, điểm bên trong và bên ngoài;

15

v1.0015112208

2.2. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ (tiếp theo)

• Các tiêu thức xác định tốt

 Rõ ràng: không có ngôn từ nhập nhằng, không có ngôn ngữ marketing và bán

hàng, không có từ viết tắt.

 Ngắn gọn: 25 từ hoặc ít hơn, nêu “là gì” chứ không phải “như thế nào”.

 Đầy đủ: Trình bày phạm vi, lịch trình, nguồn; sử dụng các động từ hành động.

• Tổ chức dự án:

16

v1.0015112208

2.2. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ (tiếp theo)

• Đảm bảo quy trình kiểm soát dự án:

 Kết quả bàn giao đáp ứng tiêu chuẩn;

 Tối thiểu hoá các rủi ro dự án;

 Kế hoạch làm việc được xây dựng phù hợp với mẫu;

 Tiến trình được đo lường, ghi chép và báo cáo;

 Các trở ngại được xác định và chỉ ra.

• Quy trình báo cáo và kiểm soát dự án:

 Theo dõi & xem xét các dữ liệu mục tiêu;

 Rà xét các kết quả bàn giao;

 Báo cáo và phân tích tiến trình;

 Tái định hướng dự án khi cần thiết;

 Lựa chọn phần mềm quản lý dự án.

• Ban chỉ đạo và nhà tài trợ phải phê chuẩn:

 Phạm vi của dự án;

 Phương pháp luận được sử dụng;

 Thành phần của đội dự án;

 Ước tính kỹ lưỡng về thời gian và chi phí;

 Quy trình đối với việc quản lý dự án.

17

v1.0015112208

2.2. LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ (tiếp theo)

• Các yếu tố thành công:

 Một kế hoạch quản lý hiệu quả:

 Mô tả các tiêu thức thành công của một dự án;

 Phác thảo khung thời gian, ngân sách, và các kết quả bàn giao chủ yếu ở mức

chất lượng thiết kế;

 Xác định phưong pháp tiếp cận và khung thời gian tổng quan đối với việc thực thi

dự án;

 Xác định nguồn nhân lực cần thiết để thực hiện công việc dự án;

 Xác định cơ sở hạ tầng cần thiết của dự án để kiểm soát dự án có hiệu quả.

 Kế hoạch quản lý là nền tảng cho việc quản lý một dự án.

18

v1.0015112208

2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN

• Xác định “những người có ảnh hưởng” của dự án.

• Xác định những lĩnh vực chủ yếu có lực cản.

• Tác động qua lại yêu cầu đối với dự án trước khi thành lập bất cứ ủy ban hay hội

đồng nào.

• Danh sách các thành viên tiềm năng trong ban điều hành dự án.

• Biểu đồ tổ chức dự án:

 Cấu trúc quản lý dự án;

 Cấu trúc đội dự án;

• Vai trò và trách nhiệm dự án.

• Mô tả công việc dự án.

• Các quyền hạn của hội đồng.

• Tên các thành viên trong đội dự án.

19

v1.0015112208

2.3. TỔ CHỨC DỰ ÁN

Quy trình tổ chức dự án

20

v1.0015112208

Bài giảng Công nghệ phần mềm ứng dụng - Bài 2: Quản lý dự án công nghệ thông tin - Thạc Bình Cường